Microsoft Wordでは、「図表番号の挿入」機能を使用すると、図や表に自動的に番号を付けることができます。
この機能を使うと、文章中で図表を参照しやすくなり、番号の管理が楽になります。
本記事では、「図表番号の挿入」機能について最も基本的な使い方を紹介します。
目次
１．図表番号とは？
Wordの「図表番号の挿入」機能を使うと、図や表に「図1」「表1」といった番号を自動的に付与できます。
さらに、文章中で参照した場合に、図表の追加や順番の変更があっても、自動で番号が更新されるため、手動で修正する手間が省けます。
２．図表番号を挿入する方法
２．１．図（画像）に図表番号を付ける
１．図を挿入
・Wordで対象の画像（図）を挿入します。
・メニューの「挿入」タブを開き、「画像」→「このデバイス」から画像を選択します。
２．図表番号を挿入
・挿入した画像をクリックして選択します。
・「参考資料」タブを開き、「図表番号の挿入」をクリックします。
３．図表番号の設定
・「ラベル」の項目で「図」を選択します。（新しいラベルを作成することも可能）
・「図表番号」が「図1」のように表示されていることを確認します。
・「OK」をクリックすると、図の下に「図1 ○○○」という形で図表番号が追加されます。
２．２．表に図表番号を付ける
１．表を挿入
・「挿入」タブの「表」から表を挿入します。
２．図表番号を挿入
・表内の適当な場所をクリックして選択します。
・「参考資料」タブの「図表番号の挿入」をクリックします。
３．設定を調整
・「ラベル」欄で「表」を選択します。
・「図表番号」が「表1」のようになっていることを確認します。
・「OK」をクリックすると、表の上または下に「表1 ○○○」のように図表番号が追加されます。
３． 文章中で図表を参照する方法（クロスリファレンス）
論文やレポートでは、文章中で「図1に示すように…」といった参照を行うことがよくあります。
この参照を手動で入力すると、図表番号が変わった際に修正が面倒になります。
そこで、Wordの「クロスリファレンス」機能を使うと、図表番号が自動的に更新されるようになります。
３．１．クロスリファレンスの挿入方法
１．参照を挿入したい場所をクリック
・文章中の「図1を参照」のような部分にカーソルを置きます。
２．クロスリファレンスを挿入
・「挿入」タブの「相互参照」または「クロスリファレンス」をクリックします。
３．設定を行う
・「参照する項目」で「図」または「表」を選択します。
・「相互参照の文字列」で「番号とラベルのみ」を選択します。
・挿入したい図表を図表番号の参照先リストから選択し、「挿入」をクリックします。
これで、図表番号が自動的に挿入され、図や表の順番が変わっても自動更新されます。
４．図表番号を更新する方法
図表の追加や削除を行った場合、図表番号を手動で更新しなくても、Wordの「フィールド更新」機能を使うことで簡単に最新の番号に変更できます。
４．１．図表番号を一括更新する
１．すべての図表番号を更新
・キーボードの Ctrl + Aを押して、文書全体を選択します。
・F9キーを押して、「ページ番号だけを更新する」か「目次をすべて更新する」を選択しOKボタンをクリックします。
これにより、すべての図表番号とクロスリファレンスが最新の状態に更新されます。
この場合、同時に「ページ番号だけを更新する」では目次やドキュメント内のページ番号も変更され、「目次をすべて更新する」を選択するとそれに加えて目次の見出しやタイトルなども変更されます。
２．個別に更新
・図表番号を右クリックし、「フィールドの更新」を選択すると、その図表のみ更新できます。
５．まとめ
「図表番号の挿入」機能を使えば、図や表の番号を自動的に管理でき、レポートや論文作成がスムーズになります。さらに「相互参照」または「クロスリファレンス」を活用すれば、文章中で図表を参照したときの番号も自動更新できるため、効率的に編集できます。
◎おすすめの使い方
・レポートや論文では、すべての図や表に図表番号を付ける。
・文章中の参照には「相互参照」または「クロスリファレンス」を使う。
・編集後はCtrl + A → F9または「フィールドの更新」で図表番号を最新に更新する。
この機能を活用して、より正確で整理された文書を作成しましょう！
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